POK - Polimi Open Knowledge

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PRIVACY NOTICE UNDER THE PROVISIONS OF ARTICLE 6 OF REGULATION (EU) No 2016/679 OF 27 APRIL 2016

The current privacy notice is granted pursuant to Article 6 of Regulation (EU) No 2016/679 of 27 April 2016 relating to the protection of natural persons as regards the processing of personal data and in compliance with the rules on the processing of personal data and on free movement of such data.

This privacy notice refers to the Polimi Open Knowledge - POK website ("POK"), offered by Politecnico di Milano ("Polimi") to deliver Massive Open Online Courses (MOOCs).

POK will host also the MOOCs offered by Polimi partners in the Edvance project (Digital Education Hub - Next Generation EU) until 2026: Humanitas University, Bocconi University, University of Brescia, University of Macerata, University of Messina, Academy of Fine Arts Bologna, Academy of Fine Arts of Venice, Conservatory of Cagliari, Milan Civic Schools Foundation (Fondazione Scuole Civiche di Milano).

This privacy policy provides information to those who interact with POK, which can be accessed electronically and pertains to the domain: pok.polimi.it.

Data Controller: Politecnico di Milano – Directorate General upon authorisation of the pro-tempore Rector dirgen@polimi.it

Data Protection Officer: privacy@polimi.it - phone: +39 0223999378

Purposes and legal basis of data processing, categories of data and data storage period

Under the relevant European and national legislation (EU Reg. 679/2016, hereafter, Regulation), we inform you that your personal data will be used for the purposes in the table below.

Nature of the data

The provision of data is mandatory. Refusal to provide the data makes it impossible to carry out the intended purposes.

Processing methods

The data processing for the purposes indicated above may be carried out on digital media, manually and/or with electronic tools. Duly authorised persons are entitled to access the data acquired for the aforementioned purposes.

For each online course POK offers a Forum: if you post on the Forum, your name and surname will be visible also to the other course users. A discussion on the Forum can be incorporated into other course pages: in his case name and surname of participants in the discussion are visible also there.

Platform usage data can be processed by Politecnico di Milano, ensuring adequate security measures, to carry out statistical analyses and scientific research activities within the University and in the framework of the Edvance project.

Categories of recipients

For the above purposes, the data may be communicated to Italian or international public or private entities, companies or persons that provide services on behalf of the Controller:

• staff authorised to process personal data;
• European Union;
• organisations partnering with POK to offer MOOCs, such as organisations participating in the respective EU-funded projects;
• partner institutions of the Edvance project;
• Italian Ministry of University and Research;
• employers, institutions or other entities that foster your enrollment in a MOOC for training or other educational purposes (if an entity supports your course participation, POK may share information with that entity as needed to confirm your enrollment, participation, progress, and completion status in that course);
• subjects that provide outsourcing services or acting as technicians operating the POK equipment and service programs;
• entities / authorities for issuing public key certificates.

Personal data retention period

• course data: 3 years after the end of each course
• general records of POK: data will be cancelled after 10 years of user inactivity

Transferring data to non-EU countries or international organisations

The data controller processes data within the European Union. In general, if, for technical and/or operational reasons, it becomes necessary to use parties located outside the European Union, or to transfer some of the data collected to technical systems and services managed in the cloud and located outside the European Union, the processing will be regulated under the provisions of Chapter V of the Regulation and authorised based on specific decisions of the European Union. Precautions will be taken to ensure the most complete protection of personal data, basing such a transfer:
a) on adequacy decisions of the receiving third-party countries expressed by the European Commission;
b) on adequate safeguards expressed by the receiving third party under art. 46 of the Regulation;
c) on the adoption of so-called “corporate binding rules”.

Data subject rights

As the data subject, you may request from the Controller:

• confirmation of the existence or otherwise of personal data concerning you;
• access to your personal data and related information;
• correction of inaccurate data or completion of incomplete data;
• deletion of your personal data (under one of the conditions indicated in Art. 17, paragraph 1 of the Regulation and in respect of the exceptions envisaged by paragraph 3 of that Article);
• the restriction of processing of your personal data (in the presence of one of the circumstances indicated in Art. 18, paragraph 1 of the Regulation);
• the transformation into anonymous form or block on data processed in violation of the law, including data whose storage is no longer necessary for the purposes for which it was collected or processed.

As data subject, you have the right to partly or fully object:

• on legitimate grounds, to the processing of your personal data, even if it is relevant for the purpose for which the data was collected;
• to the processing of your personal data to promote training initiatives and Politecnico di Milano’s events.

These rights may be exercised by contacting privacy@polimi.it.

If you believe that your rights have been violated by the data controller or a third party, you can lodge a complaint with the Italian Authority for Data Protection - Garante per la protezione dei dati personali, or with another relevant supervisory authority under the Regulation.

Last updated: 27 January 2025

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INFORMATIVA E DICHIARAZIONE DI CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL'ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE N. 679/2016 DEL 27 APRILE 2016

La vigente informativa viene rilasciata ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e nel rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati.

Questa informativa si riferisce al sito Polimi Open Knowledge - POK ("POK"), offerto da Politecnico di Milano (“Polimi”) per erogare i propri corsi online MOOC - Massive Open Online Course.

Il sito POK ospiterà fino al 2026 anche i MOOC dei partner di Polimi per il progetto Edvance (Digital Education Hub per la Cultura Digitale Avanzata - Next Generation EU nell’ambito del bando PNRR, Missione 4, Componente 1, Investimento 3.4 “Didattica e competenze universitarie”): Humanitas University, Università Bocconi, Università di Brescia, Università di Macerata, Università di Messina, Accademia di Belle Arti di Bologna, Accademia di Belle Arti di Venezia, Conservatorio di Cagliari, Fondazione Scuole Civiche di Milano.

La presente informativa sulla privacy fornisce informazioni a coloro che interagiscono col sito POK, accessibile per via telematica e afferente al dominio: pok.polimi.it.

Titolare del trattamento dati: Politecnico di Milano - Direttore Generale su delega del Rettore pro-tempore – contatto: dirgen@polimi.it.

Responsabile protezione dati e punti di contatto : privacy@polimi.it - Tel. +39 0223999378

Finalità del trattamento, base giuridica, categorie di dati e periodo di conservazione

Ai fini dell’applicazione della normativa europea e nazionale in materia (Reg. UE 679/2016, d’ora in poi Regolamento), ti informiamo che i dati tuoi dati personali saranno utilizzati per le finalità indicate nella tabella qui di seguito.

Natura dei dati

Il conferimento dei dati è obbligatorio. Il rifiuto a fornire i dati comporta l'impossibilità di eseguire le finalità previste.

Modalità di trattamento

Il trattamento per le finalità sopra indicate è effettuato su supporto digitale, manualmente e/o con strumenti elettronici o, comunque, automatizzati. L’accesso ai dati acquisiti per le suddette finalità è consentito al personale debitamente autorizzato.

Per ciascun corso la piattaforma mette a disposizione un Forum: nome e cognome di chi interviene sul Forum sono visibili anche agli altri partecipanti al medesimo MOOC. Una discussione sul Forum può anche essere incorporata in altre pagine del corso online: nome e cognome di chi vi ha partecipato sono visibili anche lì.

I dati di utilizzo della piattaforma potranno essere trattati dal Politecnico di Milano, garantendo adeguate misure di sicurezza, al fine di effettuare analisi statistiche ed attività di ricerca scientifica interne all’Ateneo e nell’ambito del progetto Edvance.

Categorie di destinatari

In relazione alle finalità̀ indicate, i dati potranno essere comunicati ai seguenti soggetti pubblici e o privati, ovvero potranno essere comunicati a società̀ e/o persone, sia in Italia che all’estero, che prestano servizi, anche esterni, per conto del Titolare:

• personale autorizzato a trattare dati personali;
• Unione Europea;
• organizzazioni che collaborano con Polimi al fine di offrire MOOC, come ad esempio organizzazioni che partecipano ai rispettivi progetti europei finanziati dall'Unione Europea;
• istituzioni partner del progetto Edvance;
• Ministero dell'università e della ricerca;
• datori di lavoro, istituzioni o altre organizzazioni che sostengono la tua iscrizione ai MOOC per finalità di formazione o altre finalità educative (se un'organizzazione sostiene la tua partecipazione a un corso, POK può condividere con essa informazioni necessarie a confermare il tuo stato di iscrizione, partecipazione, avanzamento, completamento di quel corso);
• soggetti che offrono servizi di outsourcing o agiscono in qualità di tecnici che operano sulle apparecchiature e sui programmi di POK;
• enti/autorità per l'emissione di certificati di chiave pubblica.

Periodo di conservazione dei dati personali

• Per quanto concerne i dati relativi ai corsi online presenti sulla piattaforma POK, questi saranno conservati per un periodo di tre anni dalla fine del singolo MOOC.
• Per quanto concerne i dati relativi all’anagrafica generale di POK, trascorso un periodo di tempo pari a 10 anni di inattività degli utenti, questi saranno cancellati.

Trasferimento a Paesi extra UE o organizzazioni internazionali

I dati personali saranno trattati dal Titolare all’interno del territorio dell’Unione Europea. Qualora per questioni di natura tecnica e/o operativa si rendesse necessario avvalersi di soggetti ubicati al di fuori dell’Unione Europea, oppure si rendesse necessario trasferire alcuni dei dati raccolti verso sistemi tecnici e servizi gestiti in cloud e localizzati al di fuori dell’area dell’Unione Europea, il trattamento sarà regolato in conformità a quanto previsto dal capo V del Regolamento UE e autorizzato in base a specifiche decisioni dell’Unione Europea. Saranno quindi adottate tutte le cautele necessarie al fine di garantire la più totale protezione dei dati personali, basando il trasferimento:
a) su decisioni di adeguatezza dei Paesi terzi destinatari espresse dalla Commissione europea;
b) su garanzie adeguate espresse dal soggetto terzo destinatario ai sensi dell’art. 46 del Regolamento UE;
c) sull’adozione di norme vincolanti d’impresa, cd. Corporate binding rules.

Diritti degli interessati

In qualità di soggetto interessato puoi chiedere in qualsiasi momento al Titolare:

• la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che ti riguardano;
• l'accesso ai suoi dati personali ed alle informazioni relative agli stessi;
• la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti;
• la cancellazione dei dati personali che ti riguardano (al verificarsi di una delle condizioni indicate nell'art. 17, paragrafo 1 del Regolamento e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo);
• la limitazione del trattamento dei tuoi dati personali (al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell'art. 18, paragrafo 1 del Regolamento);
• la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati.

In qualità di soggetto interessato hai inoltre diritto di opporti in tutto o in parte:

• per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che ti riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
• al trattamento di dati personali che ti riguardano per l’invio di comunicazioni atte a promuovere iniziative formative ed eventi del Politecnico di Milano.

Tali diritti sono esercitabili rivolgendosi a privacy@polimi.it. Qualora tu ritenga che i tuoi diritti siano stati violati dal titolare e/o da un terzo, hai il diritto di presentare un reclamo all’Autorità per la protezione dei dati personali e/o ad altra autorità di controllo competente in forza del Regolamento.

Aggiornata il 27/01/2025

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